Durante nuestro proyecto de rediseño del Base Camp, mantener el comportamiento, las expectativas y las necesidades de los empleados en el centro de la toma de decisiones siguió siendo una prioridad. Al mismo tiempo, queríamos asegurarnos de que el diseño y la cultura de nuestra sede mundial permanecieran intactos.
Con los objetivos clave de rediseño en mente, recurrimos a Perkins + Will, la firma de arquitectura que lideró el plan de diseño inicial para Base Camp, para ayudar a desarrollar varios escenarios de diseño basados en la cantidad de ocupantes del edificio en un día determinado.
Los diseños iniciales ayudan a nuestro equipo de proyecto central a determinar dónde y cómo debería adaptarse Base Camp, y en qué escala. A partir de ahí, finalizamos nuestro plan de diseño y comenzamos a ejecutarlo.
Analizando la capacidad y la utilización
Uno de los primeros pasos para colaborar con Perkins + Will para el rediseño incluyó que su equipo de diseño examinara el espacio reservable de Base Camp al 10%, 20%, 60% y 80% de capacidad, lo que significa que examinaron cómo se vería si proporcionáramos ergonomía; estaciones de trabajo socialmente distantes en cada una de las cuatro poblaciones.
Con este ejercicio, Perkins + Will mostró cómo el espacio podría, o debería ser, reconfigurado en cada nivel de capacidad. Al mismo tiempo, le pedimos al equipo de diseño que analizara los espacios previamente infrautilizados en Base Camp e identificara nuevas formas de utilizar esos espacios en el futuro.
Mientras discutíamos nuestras opciones, sabíamos que la colaboración en persona era algo que nuestra gente más echaba de menos al estar en Base Camp: tendríamos que optimizar y reasignar el espacio más allá de las salas de conferencias para proporcionar espacios que respaldaran las reuniones grupales en persona.
Por ejemplo, determinamos que la sala de conferencias ejecutiva ofrecía una cantidad significativa de metros cuadrados que antes no se utilizaban correctamente y podría brindar una nueva oportunidad para la colaboración en equipo segura y socialmente distanciada. Queríamos rediseñar el espacio teniendo en cuenta a todos los empleados y equipos. Con el tiempo, decidimos convertir esa sala en un espacio «modular», que podría redefinirse y ajustarse para satisfacer una variedad de necesidades, todas las cuales brindan mucha distancia para los participantes de la reunión.
Después de revisar los planes de diseño propuestos y los comentarios de la encuesta de nuestros empleados, nuestro proyecto principal y los equipos de liderazgo decidieron diseñar un 20% de espacio reservable para satisfacer nuestras necesidades actuales en Base Camp.
Descubrimos que los escenarios de capacidad del 60% y 80% requerían que colocáramos escritorios en áreas designadas como espacios abiertos de colaboración o de salón. El espacio adicional requerido entre las estaciones de trabajo nos obligó a mover grupos de estaciones de trabajo a esas áreas, lo que limitaría nuestra capacidad de crear espacios distanciados más seguros para que las personas se reunieran como grupo.
Con nuestra rápida adopción del trabajo remoto y nuestra política de trabajo a distancia, comprendimos que la mayoría de los empleados no elegirían volver a la oficina todos los días para un trabajo individualizado, silencioso y enfocado. En cambio, los empleados vendrán a la oficina cuando planeen participar en reuniones y colaboraciones, por lo que no sería prudente asignar más espacio en Base Camp a estaciones de trabajo individuales en el edificio.
Seleccionamos el plan del 20% porque permite flexibilidad dentro de nuestros espacios, mantiene la estética y la sensación dentro del edificio y garantiza que podamos hacer que el espacio sea más utilizable según sea necesario, a corto y largo plazo. De manera similar, nos permite reutilizar y redistribuir nuestros activos y muebles actuales, dirigiendo la mayor parte de nuestros gastos relacionados con el proyecto hacia activos que respaldan la colaboración.
Antes de la pandemia, los empleados utilizaban una variedad de espacios de trabajo para el trabajo independiente y colaborativo. En el plazo inmediato, sabemos que la mayoría no volverá a la oficina todos los días para un trabajo tranquilo y concentrado. En cambio, los empleados vendrán a la oficina cuando planeen participar en reuniones y colaboración. Imagen: Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers
Rediseñando pensando en la flexibilidad
La pandemia nos ha enseñado a todos que la flexibilidad es clave para nuestros espacios construidos.
Una vez que determinamos el nivel de ocupación objetivo, trabajamos con Perkins + Will para identificar tres opciones para adaptar nuestros espacios actuales con requisitos de distanciamiento social, elección de trabajo, necesidades de los empleados y seguridad física y psicológica a la vanguardia. Las tres opciones incluían distintos niveles de compromiso en la reorganización de espacios, finanzas, optimización y más. Aquí hay una descripción general de cada uno:
Opción 1: Aproveche la configuración actual con un sistema de reserva de escritorio del 100%
Para la primera opción, no moveríamos ni ajustaríamos ningún escritorio o estación de trabajo dentro del espacio. En cambio, nos basaríamos en el sistema de reserva de escritorios para indicar qué escritorios podrían reservarse, utilizando el sistema para crear un distanciamiento social entre los espacios de trabajo.
Si bien esta opción no requiere un tiempo de inactividad significativo en términos de reorganizar los muebles, limita la cantidad de estaciones de trabajo utilizables. Además, las personas que desconfían de regresar al Campo Base quieren ver cambios más notables en el espacio actual para sentirse cómodos regresando.
Opción 2: Eliminar estaciones de trabajo para crear distancia
La segunda opción propuesta requeriría la eliminación y reorganización de las estaciones de trabajo para crear distancia. Esto también implicó confiar en el sistema de reserva de escritorios para reservar los escritorios disponibles con algunas salas de enfoque.
Esta opción presenta beneficios como que todas las estaciones disponibles son utilizables y aumenta la cantidad de estaciones de trabajo. Por otro lado, los costos asociados con el movimiento de muebles y el almacenamiento temporal serían importantes y necesitaríamos invertir en piezas estéticas adicionales para las estaciones de trabajo. Finalmente, a medida que aumentara la utilización del edificio, tendríamos que mover los escritorios nuevamente al edificio y rediseñar o deshacer de manera efectiva todo lo que pusimos en su lugar.
Opción 3: Enfoque híbrido
La última opción es una combinación de los dos planes anteriores. Para la Opción 3, reorganizaríamos y eliminaríamos las estaciones de trabajo solo en el primer piso. Instalaríamos el sistema de reserva de escritorio para todas las estaciones de trabajo, así como algunas salas de enfoque.
Esta opción permite que la mayoría de los muebles actuales permanezcan en el edificio al mismo tiempo que ofrece una cantidad adecuada de estaciones de trabajo para la utilización actual y la utilización anticipada en el futuro.
En última instancia, optamos por seguir adelante con la tercera opción, que implica ajustes menores en las estaciones de trabajo actuales en el primer piso, la instalación de la tecnología de reserva de escritorio en todas partes y áreas de colaboración reoptimizadas. Este plan de diseño requerirá cambios en el comportamiento de los empleados, pero proporciona un espacio seguro para la colaboración entre equipos. Además, permite reorganizar y ajustar espacios previamente infrautilizados para satisfacer la necesidad de más espacios para reuniones.
Imagen destacada: Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers