Embora ainda possa levar algum tempo antes de um retorno significativo ao nosso escritório central em Atlanta, o Base Camp, colocar um plano de design em prática foi uma necessidade imediata, especialmente porque o feedback dos funcionários mostrou alguns receios recém-estabelecidos relacionados à COVID- 19 em torno do planta de conceito aberto no Base Camp.
Com os dados e feedback de nossos funcionários em mãos, a equipe principal do projeto da Interface entrou em modo de planejamento para o projeto de redesenho do Base Camp.
A pandemia exigiu que avançássemos em nossas políticas de trabalho à distância e oferecêssemos a tão desejada flexibilidade para a maioria de nossos funcionários. Embora nossa política de trabalho à distância permaneça em vigor mesmo depois da pandemia, como organização, acreditamos no poder dos espaços e lugares compartilhados para estimular a conexão humana, a inovação, a interação e a colaboração criativa.
Acreditamos que as reuniões presenciais e a cooperação são partes fundamentais da cultura de nossa empresa, por isso otimizaremos nossas instalações para a segurança necessária e evitaremos fechá-las permanentemente. Essa perspectiva cultural nos possibilita repensar como nossos espaços físicos devem existir no futuro para apoiar nossos funcionários, clientes e parceiros.
Antes de considerar totalmente as mudanças no projeto do edifício, estabelecemos alguns objetivos principais, entendimentos e necessidades de espaço. Uma vez decidido, mergulhamos na escolha do plano de design que atendesse a essas intenções. Aqui estão alguns de nossos pensamentos e necessidades norteadores:
Preservando a Integridade do Base Camp
Nossa equipe principal de projeto concordou que nosso redesenho ideal se concentraria em pequenos ajustes ao invés de grandes reformas espaciais. Por quê? Não queremos que a COVID-19 redesenhe completamente nosso espaço. Estamos otimistas quanto ao futuro e como continuaremos a utilizar o Base Camp. Também reconhecemos que as pessoas amam o Base Camp da forma em que se encontra atualmente e não querem perder as características que o tornam um ótimo lugar para trabalhar.
Otimizar os Atuais Espaços
Estamos otimizando nosso espaço atual para criar ambientes e lugares amplos e seguros, permitindo que nosso pessoal use o Base Camp da maneira que desejar. No curto prazo, isso significa reorganizar e ver o espaço de forma diferente, para que os membros da nossa equipe possam manter protocolos e padrões de distanciamento social durante o trabalho.
Seguindo nossas diretrizes de sustentabilidade, priorizamos o uso de móveis e espaços que já possuímos para evitar desperdícios. Ao mesmo tempo, queremos garantir que a resiliência e a flexibilidade estejam no centro de nossas decisões de design para apoiar os objetivos de longo prazo do Base Camp. No curto prazo, isso inclui redirecionar o que temos com o distanciamento social em mente e deixar espaço para adaptações futuras em resposta a outros eventos ou tendências de design.
Funcionários Ainda em Casa
Como nossas pesquisas revelaram, as pessoas não se sentem confortáveis em retornar ao Base Camp em curto prazo, devido aos seguintes motivos:
- Política de trabalho à distância: a Interface adotou uma política de trabalho à distância durante a pandemia para permitir que nossos funcionários escolhessem seu local de trabalho com base no tipo de tarefas que podem realizar em um determinado dia. A política está alinhada com o princípio fundamental do Base Camp de escolha de trabalho, que foi enraizado na cultura e no design de nossa sede.
- Impactos da COVID-19: A pandemia continua afetando o acesso a creches e opções escolares tradicionais para crianças, exigindo que alguns membros da equipe trabalhem em casa. Além disso, algumas pessoas e seus entes queridos se enquadram na categoria de alto risco, tornando perigoso retornar ao prédio. E, embora todos queiramos ver nossos colegas de trabalho cara a cara, nossa liderança incentiva todos a fazerem o que precisam para cuidar de si mesmos e de suas famílias durante esse período.
Trazendo Pessoas Juntas
Nossa equipe principal de projeto reconheceu que as salas de conferência e espaços de reunião representariam o desafio mais significativo durante o processo de redesenho, estabelecendo uma dicotomia interessante, pois os dados da nossa pesquisa revelaram que a interação e colaboração pessoal seria um dos principais motivadores que trariam as pessoas de volta o escritório. Mas esses espaços vêm com riscos inerentes.
Antes da pandemia, uma típica sala de conferências acomodava de quatro a oito membros da equipe em um determinado momento. Frequentemente, víamos uma sala de conferências razoavelmente pequena cheia, com o número máximo de ocupantes, sentados ombro a ombro em torno de uma mesa. Agora, com os requisitos de distanciamento social em mente, os mesmos espaços só podem acomodar duas pessoas. Precisamos fornecer espaços adicionais para as equipes se reunirem para interação face a face e atender à necessidade de distanciamento para os usuários por enquanto.
Com isso em mente, nossa equipe decidiu determinar como reconfigurar outros espaços para criar espaços adicionais de colaboração e reunião seguros. Revisamos os dados de utilização do espaço compilados antes da pandemia e identificamos várias áreas altamente subutilizadas que poderiam ser redesenhadas para reunir as pessoas com segurança. Com esses dados em mãos, criamos espaços de colaboração ergonômicos e ao ar livre em todo o edifício para apoiar as interações pessoais mantendo o distanciamento social.
Escolha de Trabalho Durante a COVID-19
Quando inicialmente projetamos o Base Camp, criamos espaços e um ambiente com a escolha do trabalho em mente. Oferecemos aos funcionários diversas opções de quando, como e onde trabalharem no prédio – um conceito de design relativamente novo na época.
Antes da pandemia, muitos membros da equipe utilizavam o Base Camp com base nos princípios de escolha de trabalho, mas metade de nossos funcionários acabou ficando com uma mesa própria. Em um mundo com a consciência da pandemia, essas mesas não atendem aos requisitos de distanciamento social. Em vez de atribuir uma mesa com distância adequada para todos, o que teria exigido a compra de quase 100 mesas adicionais, transferimos todas as nossas pessoas para escolha de trabalho, ou endereço gratuito, simplificando significativamente nosso redesenho e permitindo-nos continuar a evoluir o Base Camp no futuro.
Antes da pandemia, metade dos nossos funcionários tinha uma mesa própria. Em um mundo com a consciência da pandemia, essas mesas não atendem aos requisitos de distanciamento social. Imagem de Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers
Optamos por instalar um sistema de reserva de mesas em nossos espaços de trabalho, auxiliando na escolha do trabalho e no distanciamento social. Com esse sistema, deixaremos metade de nossos assentos irrestritos, reforçando a necessidade de dois metros de distância entre os indivíduos. Isso proporcionará tranquilidade aos nossos funcionários, que saberão que têm um local seguro para trabalhar quando chegarem ao escritório. Além disso, o sistema de reserva permite que os membros da nossa equipe descubram onde seus colegas reservaram mesas, o que os ajudará a se conectar com os colegas com os quais mais precisam colaborar quando estiverem no Base Camp. A capacidade de manter algumas mesas “offline” nos permite evitar mover os móveis para fora do prédio e de volta para dentro quando for necessário, evitando a perda ou dano potencial de recursos e economizando custos relacionados à movimentação e armazenamento.
Além disso, o sistema de reserva de mesa apoia nossos esforços de limpeza, pois os dispositivos de mesa indicam quando uma mesa foi usada e precisa de limpeza. Finalmente, quando a COVID-19 se tornar menos crítica com o tempo, podemos facilmente colocar mesas adicionais “online” e torná-las reserváveis.
Fazendo Espaços para Mais Funcionários
Durante o processo de redesenho, nossa equipe principal de projeto também teve que equilibrar outra mudança no Base Camp – a inclusão de mais funcionários como parte de uma fusão com outro escritório de Interface com sede em Atlanta que abrigava cerca de 30 funcionários de Tecnologia da Informação. Em vez de fornecer um ambiente de trabalho com segurança de distanciamento social para 140 pessoas, precisaríamos fornecer um para aproximadamente 170 pessoas.
Fizemos uma pesquisa com nossos funcionários do Base Camp para entender suas preocupações e ter uma noção de quanto eles planejavam voltar ao escritório no futuro – assim que a COVID-19 se tornasse uma ameaça menor. Depois de analisar a utilização prevista do escritório, confirmamos que poderíamos acomodar com segurança 30 funcionários adicionais no Base Camp, contanto que adotássemos um acordo de escolha de trabalho para todos os membros da equipe do Base Camp.
Compartilhando Nosso Processo de Redesenho
As principais considerações e descobertas mencionadas anteriormente são prioritárias à medida em que começamos a estabelecer soluções de design com o parceiro de arquitetura, Perkins + Will, e nos aprofundamos em nosso plano de design final. Isso garante que manteremos as pessoas e o que elas precisam do Base Camp hoje e no futuro.
Quando abrimos o Base Camp em 2018, sabíamos que o espaço iria evoluir e mudar com o tempo. As mudanças que estamos fazendo hoje são apenas as próximas etapas na evolução do Base Camp. Não começamos 2020 com a expectativa de fazer reformas no escritório, então não temos um cheque em branco para facilitar uma reforma completa do espaço. E acreditamos que a maioria das empresas está na mesma posição. Esperamos que nossa história ajude outras empresas a navegar em seu próprio espaço de trabalho e otimizá-lo de maneira pensada e estratégica.
Featured Image by Nick Merrick, ©Hall+Merrick Photographers