Antes de tomar una decisión, primero necesitamos datos.
Para el proyecto del rediseño de Base Camp, no tenía sentido comenzar a reorganizar los muebles, derribar / poner paredes o implementar nuevos protocolos de comportamiento hasta que contáramos con la opinión directa de quienes solían trabajar en el edificio todos los días. Y con COVID-19 persistiendo en la segunda mitad de 2020, queríamos obtener una respuesta instantánea de cómo se sentían y trabajaban los empleados actualmente, sus preocupaciones sobre regresar a la oficina y los aspectos de Base Camp que más extrañan.
Obteniendo la información correcta
Reunir toda esta información significó, lo adivinaste, ¡encuestas!
Sabemos lo mucho que a los empleados les encanta hacer encuestas internas, por lo que elaboramos cuidadosamente una serie de preguntas no abrumadoras que darían la mejor idea de las perspectivas de los empleados en cualquier momento. También le daría al equipo encargado del proyecto buenos datos cuantitativos para tomar decisiones, que podemos comparar a lo largo del tiempo.
Algunas preguntas que queríamos responder:
- ¿Cómo se siente la gente trabajando actualmente desde casa?
- ¿Cuántas personas podríamos esperar que haya en la oficina durante los próximos 6/3/12 meses?
- ¿Qué haría que la gente se sintiera segura al regresar?
- ¿Cuáles son las preocupaciones comunes que podemos abordar con nuestro rediseño y protocolos?
Después de implementar esta primera encuesta en junio, nos asociamos con Steelcase en un grupo de enfoque de empleados selectos de Base Camp. Este grupo representaba a varios departamentos y tipos de trabajo: aquellos que tenían escritorios dedicados y aquellos que eran una opción de trabajo. Sus comentarios dieron más contexto a cómo la gente solía trabajar en la oficina y qué les gustaría ver cuando regresaran.
Entendiendo a nuestra gente
De los 88 empleados que respondieron la encuesta inicial, vimos que el 45% de ellos expresaron malestar por regresar a Base Camp en el corto plazo. Si bien hemos implementado muchas intervenciones en Base Camp para que sea seguro para los empleados y clientes estar en el edificio de manera segura, esto nos mostró que aún tenemos más trabajo por hacer.
Al mismo tiempo, la mayoría de los usuarios de Base Camp se sienten productivos en casa, lo cual fue un alivio, ya que esa no era la forma de trabajo usual para Interface. Dado que el 84% de los encuestados siente que su trabajo no depende de estar en la oficina, asumimos que la mayoría de las personas continuarán trabajando a distancia y regresarán lentamente a la oficina durante el próximo año.
De los 168 empleados que trabajan desde Base Camp, esto es lo que podemos esperar:
- Enero de 2021: 47 empleados en la oficina tres o más días a la semana
- Junio de 2021: 90 empleados en la oficina tres o más días a la semana
Tener esos números le da al equipo encargado del proyecto una idea clara de la densidad en la oficina en puntos clave en el tiempo, lo que influye en qué intervenciones tienen más sentido.
Encontrar el equilibrio
Entonces, ¿cuáles son las preocupaciones? La mayoría de los empleados no estaban seguros de confiar en que sus compañeros de trabajo permanecerían atentos al COVID-19 cuando no estaban en la oficina. Las respuestas de los grupos focales corroboraron esto: «No saber lo que la gente está haciendo fuera del trabajo es un miedo nebuloso». Más allá de las personas dentro del edificio, algunos aspectos del edificio en sí crearon cierta inquietud. Por ejemplo, los espacios abiertos alrededor de Base Camp que fomentan el movimiento y la interacción se identificaron así como riesgosos.
A pesar de estas preocupaciones, la gente extraña ir a Base Camp. Extrañan socializar cara a cara, estar de cerca con su equipo y la colaboración espontánea que facilitaba el diseño del edificio. A final de cuentas, los empleados desean conservar en gran parte las funciones abiertas situadas dentro del edificio.
Las respuestas de los grupos focales se hicieron eco de este mismo sentimiento conflictivo sobre la antigua forma de trabajar juntos en Base Camp:
“Será un poco difícil recuperar esa colaboración. Mucha colaboración proviene del movimiento. No veo que la gente se sienta tan cómoda saltando de un espacio a otro en un lugar de trabajo posterior a COVID. Puedes recuperarlo, pero tendrás que ser más formal al respecto y prestarle atención «.
Esto presenta un desafío de diseño interesante para el equipo encargado del proyecto. ¿Cómo podemos encontrar soluciones que equilibren las preocupaciones sobre la interacción con los demás mientras se conserva la intención del diseño original?
En un edificio diseñado para el movimiento y la interacción. ¿Cómo es que Interface hará cambios de diseño en respuesta al COVID-19?
Avanzando
Los datos cualitativos y cuantitativos le dan al equipo del proyecto algunas ideas claras sobre cómo mantener el proyecto en movimiento. No solo podemos calcular la capacidad probable de Base Camp durante el próximo año, sino que también brinda orientación sobre cómo abordar las inquietudes de los empleados y resaltar las expectativas de comportamiento seguro mientras planificamos nuestro rediseño y reentrada.
Después de todo, queremos asegurarnos de que todos estén a bordo si queremos que este esfuerzo tenga éxito.
Para otras organizaciones que están considerando el mismo tipo de cambios, no existe una respuesta correcta universal. En lo que respecta a Interface, estos datos nos brindan cifras concretas que respaldan el siguiente paso del proceso de rediseño: la planificación del espacio.
Imagen destacada de Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers