Si bien puede pasar algún tiempo antes de un regreso considerable a nuestra sede en Atlanta, Base Camp, poner en marcha un plan de diseño era una necesidad inmediata, especialmente porque los comentarios de los empleados mostraron temores establecidos relacionados con el COVID-19 en torno al concepto de plano abierto en Base Camp.
Con los datos y los comentarios de nuestros empleados en la mano, el equipo encargado del proyecto de Interface entró en modo de planificación para el proyecto de rediseño del Base Camp.
La pandemia nos obligó a seguir adelante con nuestras políticas de trabajo a distancia y ofrecer la tan deseada flexibilidad a la mayoría de nuestros empleados. Aunque nuestra política de trabajo a distancia permanece vigente incluso después de la pandemia, como organización, creemos en el poder de los espacios y lugares compartidos para estimular la conexión humana, la innovación, la interacción y la colaboración creativa.
Creemos que los encuentros presenciales y la cooperación son parte fundamental de la cultura de nuestra empresa, por lo que optimizaremos nuestras instalaciones para la seguridad necesaria y evitaremos cerrarlas definitivamente. Esta perspectiva cultural nos permite repensar cómo deberían existir nuestros espacios físicos en el futuro para apoyar a nuestros empleados, clientes y socios.
Antes de considerar completamente los cambios en el diseño del edificio, establecimos algunos objetivos principales, entendimientos y necesidades de espacio. Una vez decidido, nos sumergimos en la elección del plan de diseño que cumpla con estas intenciones. Estos son algunos de nuestros pensamientos y necesidades rectores:
Preservando la integridad de Base Camp
Nuestro equipo de proyecto acordó que nuestro rediseño ideal se centraría en pequeños ajustes en lugar de grandes reformas espaciales. ¿Porque? No queremos que COVID-19 rediseñe completamente nuestro espacio. Somos optimistas sobre el futuro y cómo continuaremos usando Base Camp. También reconocemos que a la gente le encanta Base Camp tal como es hoy y no quiere perder las funciones que lo convierten en un excelente lugar para trabajar.
Optimizar espacios actuales
Estamos optimizando nuestro espacio actual para crear entornos y lugares amplios y seguros, permitiendo que nuestra gente use Base Camp de la forma que desee. A corto plazo, esto significa reorganizar y ver el espacio de manera diferente, para que los miembros de nuestro equipo puedan mantener protocolos y estándares de distancia social mientras trabajan.
Siguiendo nuestras pautas de sustentabilidad, priorizamos el uso de muebles y espacios que ya tenemos para evitar el desperdicio. Al mismo tiempo, queremos asegurarnos de que la resistencia y la flexibilidad estén en el centro de nuestras decisiones de diseño para respaldar los objetivos a largo plazo de Base Camp. A corto plazo, esto incluye reorientar lo que tenemos con la distancia social en mente y dejar espacio para futuras adaptaciones en respuesta a otros eventos o tendencias de diseño.
Los colaboradores siguen en casa
Como reveló nuestra encuesta, las personas no se sienten cómodas regresando a Base Camp a corto plazo, debido a las siguientes razones:
- Política de trabajo remoto: Interface adoptó una política de trabajo a distancia durante la pandemia para que nuestros empleados puedan elegir su lugar de trabajo según el tipo de tareas que pueden realizar en un día determinado. La política se alinea con el principio fundamental de elección de trabajo de Base Camp, basada en la cultura y el diseño de nuestra sede.
- Impactos de COVID-19: La pandemia continúa afectando el acceso a las guarderías y las opciones escolares tradicionales para los niños, lo que requiere que algunos miembros del personal trabajen desde casa. Además, algunas personas y sus seres queridos entran en la categoría de alto riesgo, por lo que es peligroso regresar al edificio. Y aunque todos queremos ver a nuestros compañeros de trabajo cara a cara, nuestro liderazgo anima a todos a hacer lo que sea necesario para cuidar de sí mismos y de sus familias durante este tiempo.
Unir a las personas
Nuestro equipo a cargo del proyecto reconoció que las salas de conferencias y los espacios para reuniones representarían el desafío más importante durante el proceso de rediseño, estableciendo una dicotomía interesante, ya que los datos de nuestra investigación revelaron que la interacción y la colaboración en persona serían uno de los principales motivadores que llevarían a las personas de regreso a la oficina. Pero estos espacios conllevan riesgos inherentes.
Antes de la pandemia, nuestra sala de conferencias típica tenía entre cuatro y ocho miembros del equipo en un momento dado. A menudo veíamos una sala de conferencias razonablemente pequeña llena con el máximo número de ocupantes, sentados hombro con hombro alrededor de una mesa. Ahora, teniendo en cuenta los requisitos de distanciamiento social, los mismos espacios solo pueden acomodar a dos personas. Necesitamos proporcionar espacios adicionales para que los equipos se reúnan para la interacción cara a cara y satisfacer la necesidad de distancia para los usuarios por ahora.
Con eso en mente, nuestro equipo decidió determinar cómo reconfigurar otros espacios para crear espacios de reunión y colaboración seguros adicionales. Revisamos los datos de utilización del espacio recopilados antes de la pandemia e identificamos varias áreas altamente infrautilizadas que podrían rediseñarse para reunir a las personas de manera segura. Con estos datos en la mano, creamos espacios ergonómicos y abiertos para la colaboración en todo el edificio para apoyar las interacciones personales mientras mantenemos la distancia social.
Elección de trabajo durante COVID-19
Cuando diseñamos inicialmente Base Camp, creamos espacios y un entorno con la elección del trabajo en mente. Ofrecemos a los empleados una variedad de opciones sobre cuándo, cómo y dónde trabajar en el edificio, un concepto de diseño relativamente nuevo en ese momento.
Antes de la pandemia, muchos miembros del equipo usaban Base Camp basándose en los principios de elección de trabajo, pero la mitad de nuestros empleados terminaron con su propia mesa. En un mundo con conciencia pandémica, estos escritorios no cumplen con los requisitos del distanciamiento social. En lugar de asignar una mesa con una distancia adecuada para todos, lo que hubiera requerido la compra de casi 100 mesas adicionales, trasladamos a toda nuestra gente para elegir trabajo, o domicilio libre, simplificando significativamente nuestro rediseño y permitiéndonos seguir evolucionando nuestro Base Camp para el futuro.
Antes de la pandemia, la mitad de nuestros empleados tenían con un escritorio asignado. En un mundo consciente de la pandemia, estos escritorios no cumplen con los requisitos del distanciamiento social. Imagen de Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers
Optamos por instalar un sistema de reserva de mesa en nuestros espacios de trabajo, ayudando en la elección del trabajo y la distancia social. Con este sistema, dejaremos la mitad de nuestros asientos sin restricciones, reforzando la necesidad de dos metros de distancia entre individuos. Esto brindará tranquilidad a nuestros empleados, quienes sabrán que tienen un lugar seguro para trabajar cuando lleguen a la oficina. Además, el sistema de reservas permite a los miembros de nuestro equipo averiguar dónde sus compañeros tienen mesas reservadas, lo que les ayudará a conectarse con los compañeros con los que necesitan colaborar más cuando están en Base Camp. La capacidad de mantener algunas mesas “fuera de línea” nos permite evitar mover muebles fuera del edificio y volver a colocarlos cuando sea necesario, evitando la potencial pérdida o daño de recursos y ahorrando costos relacionados con el traslado y almacenamiento.
Además, el sistema de reserva de mesa respalda nuestros esfuerzos de limpieza, ya que los dispositivos de mesa indican cuándo se ha utilizado una mesa y necesita limpieza. Finalmente, cuando COVID-19 se vuelve menos crítico con el tiempo, podemos fácilmente poner mesas adicionales «en línea» y hacer que se puedan reservar.
Creando espacios para más empleados
Durante el proceso de rediseño, nuestro equipo de proyecto también tuvo que equilibrar otro cambio en Base Camp: agregar más empleados como parte de una fusión con otra oficina de Interface con sede en Atlanta que albergaba a unos 30 empleados de Tecnología de la Información . En lugar de proporcionar un entorno de trabajo seguro y socialmente distante para 140 personas, necesitaríamos proporcionar uno para aproximadamente 170 personas.
Hicimos una encuesta a nuestros empleados de Base Camp para comprender sus preocupaciones y tener una idea de cuánto planeaban regresar a la oficina en el futuro, una vez que COVID-19 se convirtió en una amenaza menor. Después de revisar el uso previsto de la oficina, confirmamos que podríamos acomodar de manera segura a 30 empleados adicionales en Base Camp, siempre que adoptemos un acuerdo de elección de trabajo para todos los miembros del equipo de Base Camp.
Compartiendo nuestro proceso de rediseño
Las principales consideraciones y hallazgos mencionados anteriormente son una prioridad a medida que comenzamos a establecer soluciones de diseño con el socio arquitectónico, Perkins + Will, y profundizamos en nuestro plan de diseño final. Esto asegura que mantendremos a las personas y lo que necesitan de Base Camp hoy y en el futuro.
Cuando abrimos Base Camp en 2018, sabíamos que el espacio evolucionaría y cambiaría con el tiempo. Los cambios que estamos realizando hoy son solo los siguientes pasos en la evolución de Base Camp. No comenzamos 2020 con la expectativa de renovar la oficina, por lo que no tenemos un cheque en blanco para facilitar una renovación completa del espacio. Y creemos que la mayoría de las empresas están en la misma posición. Esperamos que nuestra historia ayude a otras empresas a navegar por su propio espacio de trabajo y optimizarlo de una manera reflexiva y estratégica.
Imagen destacada de Nick Merrick, © Hall + Merrick Photographers