Noot van de redactie: Dit stuk verscheen oorspronkelijk op de website van Work Design Magazine, op 29 april 2022.
Aan het begin van de pandemie vergde werken op afstand van veel werknemers nogal wat aanpassingsvermogen. Maar naarmate zich nieuwe gewoonten en routines ontwikkelden, begon men de flexibiliteit die thuiswerken kan bieden, te omarmen.
Werkgewoonten blijven veranderen, waarbij thuiswerken, naast hybride werkbeleid en persoonlijke aanwezigheid, voor sommigen een van de optie is geworden. Volgens een onderzoek uit maart 2022 eist bijna 50% van de leidinggevenden op de werkplek dat werknemers weer fulltime persoonlijk aanwezig zijn, nu of in elk geval binnen een jaar.
Terugkeren naar kantoor betekent dat werknemers zich opnieuw moeten aanpassen, en dan vooral aan het gebrek aan omgevingscontrole waarmee aanwezigheid op de werkplek gepaard gaat. Leidinggevenden op de werkplek moeten daarom rekening houden met en steun bieden aan de individuele behoeften van hun werknemers, door een omgeving te creëren die het welzijn, de concentratie en creativiteit bevordert.
Nu bedrijven hun fysieke ruimten opnieuw bezien, is het belangrijk dat ze begrijpen hoe zintuiglijke afleiding – op wat voor manier we de externe omgeving ervaren via onze zintuigen – kan leiden tot cognitieve afleiding. Rekening houden met het cognitief en zintuiglijk welzijn in ruimten vergroot de kans dat mensen zich prettig voelen in deze omgeving en zich vervolgens meer tevreden voelen op het werk. Bij het ontwerpen met die realiteit in het achterhoofd wordt aandacht besteed aan drie belangrijke thema’s: keuze, instemming en geschikte hulpmiddelen
Recent onderzoek citeert uit het baanbrekende werk van ergotherapeuten en onderzoek waarmee de kosten van afleiding becijferd worden, om zo te pleiten voor ontwerpen met een scala aan typologieën die de zintuigen voeden en focus bevorderen. Door te onderkennen dat werknemers verschillende drempels en toleranties hebben voor het omgaan met zintuiglijke input, kunnen ruimten zo worden ingericht, dat ze de specifieke behoeften van personen gedurende hun dag ondersteunen. Dit bevordert effectief werken en welzijn, wat uiteindelijk ook het bedrijf ten goede komt.
Zen Stitch™ [-CO2] koolstofnegatieve tapijttegel van Interface
Kantoren en afleidingsfactoren die er spelen
Als leidinggevenden hun personeel vragen terug te keren naar kantoor, kan het zijn dat ze op bezwaren stuiten, omdat individuele werknemers zich daar wellicht meer afgeleid of minder productief voelen dan thuis. Gefocust blijven is een kunst op zich en je langdurig concentreren is niet gemakkelijk. Uit onderzoek blijkt dat werknemers hier vaak moeite mee hebben – 70% geeft toe zich afgeleid te voelen op het werk, en slechts 57% is het ermee eens dat hun werkplek hen in staat stelt productief te werken.
Wat betekent dit voor het bedrijfsleven? Uit een onderzoek naar productiviteit bleek dat Amerikaanse werknemers elke dag 2,1 uur aan productiviteit verliezen door afleiding, wat neerkomt op 28 miljard uur en een jaarlijks verlies van 588 miljard dollar (ca. 548 miljard euro). Uit dit onderzoek bleek verder dat lawaaierige werkplekken en mobiele telefoons de meeste afleiding veroorzaken. Andere externe afleidingsfactoren zijn bijvoorbeeld de geur van iemands lunch of het gesprek dat collega’s een paar bureaus verderop voeren, terwijl interne factoren kunnen variëren van te weinig slaap tot het over-analyseren van een eerder gesprek.
Hoewel afleiding op de werkplek vele vormen kan aannemen, toont de wetenschap aan dat er een aantal stappen zijn die architecten en ontwerpers kunnen nemen om een werkomgeving te creëren waarin elke werknemer zich optimaal kan concentreren en prettig kan voelen. Dit kan door het volledige spectrum van menselijke zintuigen in aanmerking te nemen – zicht, gehoor, gevoel, reuk, smaak, evenwicht en lichaamsbewustzijn.
De kracht van het mensgericht ontwerpen
Best-in-class-organisaties zullen een balans moeten vinden tussen de behoeften van de individuele werknemer en de algemene bedrijfsdoelstellingen voor een reeds bestaande ruimte. Hoewel dit anno 2022 misschien vanzelfsprekend lijkt, is het van belang dat we terugkijken naar werkplekken uit het verleden zodat we lering kunnen trekken uit deze tijdperken van kantoorplanning.
In de jaren 1990 en begin 2000 vond op werkplekken een verschuiving plaats van kantoorruimten met een groot aantal hokjes naar de meer collaboratieve lay-out van het landschapskantoor, met enkele samenwerkingsruimten. Het is echter duidelijk gebleken dat geen van deze extreme oplossingen voor iedereen de ideale werkomgeving is. De effectieve planning en inrichting van de moderne werkplek kent geen grenzen. In de aanloop naar de pandemie namen veel kantoren al afstand van het lawaaierige, ruimtebesparende open ontwerp, om over te schakelen naar een mix van flexibele werkruimten die tegemoetkomen aan de uiteenlopende behoeften van de werknemers.
Een mensgerichte aanpak – empathie voor de zintuiglijke verscheidenheid – weerspiegelt de filosofie dat een effectief ontwerp door de gebruikers van een ruimte moet worden bepaald. Zo beïnvloeden de akoestische, textuurmatige en visuele kwaliteiten van de materialen, het meubilair en de verlichting ten behoeve van specifieke typologieën, hoe mensen een ruimte ervaren. Terwijl sterk gestructureerde en kleurrijke ruimten de creativiteit kunnen stimuleren, kan het gebruik van zachte oppervlakken en natuurlijke kleuren bijdragen tot een gevoel van rust. Specifiek gedrag kan worden gestuurd en ondersteund door de juiste combinaties van ontwerpelementen.
Drawn Lines™ luxe vinyltegels van Interface
Zintuiglijke ontwerpelementen integreren in de werkplek
Ontwerpen voor het individu betekent een reeks zintuiglijke omgevingen creëren om afleiding en een gebrek aan omgevingscontrole op kantoor te beperken – dit komt uiteindelijk het cognitieve welzijn van werknemers te goede. Daarbij moeten architecten en ontwerpers rekening houden met twee belangrijke factoren die de reactie van een persoon op zintuiglijke stimulatie beïnvloeden: het persoonlijkheidstype en sensorisch profiel.
Veel moderne psychologen werken vanuit het idee dat een persoonlijkheid vijf basisdimensies heeft, ook wel het ‘big five’- of OCEAN-model genoemd. Deze vijf persoonlijkheidskenmerken zijn: openheid voor ervaring, zorgvuldigheid, extraversie, vriendelijkheid en neuroticisme. Elk persoonlijkheidstype omvat verschillende eigenschappen en drempels die bepalen hoe iemand zich identificeert met en reageert op zijn omgeving en collega’s.
Iedereen heeft een unieke, aangeboren neuropsychologische respons op de verwerking van zintuiglijke informatie. Het zintuiglijke profiel van het individu beïnvloedt zijn productiviteit en prestaties op basis van zijn huidige omgeving. Al met al resulteert dit in een neurodiverse groep werknemers.
Neurodiversiteit is een term die algemeen wordt gebruikt om de inclusiviteit van mensen met neurologische verschillen te erkennen en te bevorderen. Bij ongeveer 17% van de Amerikaanse bevolking is een neurodivergente aandoening vastgesteld, nog afgezien van de vele aandoeningen die ongediagnosticeerd blijven.
Met zo’n divers personeelsbestand is het van cruciaal belang dat werkomgevingen een verscheidenheid aan ruimten bieden die tegemoetkomen aan verschillende gevoeligheden en afleidingsniveaus (bijvoorbeeld aan verschillende persoonlijkheidstypes en zintuiglijke profielen). Elke werknemer kan dan naarmate de dag vordert de verschillende werkruimten doorlopen op basis van zijn voorkeuren en veranderende zintuiglijke behoeften. Afhankelijk van hun zintuiglijke drempel willen mensen bijvoorbeeld werken in een omgeving met ruimtelijke overwegingen zoals akoestische privacy, regelbare verlichting of temperatuurregeling. Het is belangrijk hierbij op te merken dat keuze alleen niet voldoende is – het moet cultureel geaccepteerd zijn om op een dakterras te werken of in een leunstoel te zitten met de voeten omhoog.
Granite Mountain™ collectie tapijttegels van Interface
De rol van biofiel design
De natuur en natuurlijke processen hebben voor ons mensen een inherente aantrekkingskracht. Meer dan 50% van de wereldbevolking leeft echter in stedelijke gebieden, waar mensen vaak ongeveer 85% van hun tijd binnen doorbrengen. Door middel van biofiel design kunnen we de beleving, de gezondheid en het welzijn van de bewoners van de gebouwde omgeving bevorderen door de verbinding met de natuur te versterken.
Bij het ontwerpen van een werkruimte kunnen architecten en ontwerpers rekening houden met alle zintuigen, door biofiele ontwerpprincipes toe te passen om de natuur in de gebouwde omgeving te brengen en zo het algemene cognitieve welzijn te ondersteunen. Wanneer deze ontwerpbenadering wordt toegepast op diverse ‘subruimten’ binnen één kantoor, wordt het gemakkelijker om een werkomgeving te creëren die de neurodiversiteit van verschillende werknemers ondersteunt, door ruimten te bieden die voor iedereen geschikt zijn.
Bij biofiel design moet een schaal van sensorische prikkels, van hoog tot laag, in aanmerking worden genomen. Een hoogsensorische omgeving is socialer, opener en samenwerkingsgerichter, met veel zintuiglijke input en diverse activiteiten, en doet denken aan een regenwoud. Deze ruimten kunnen ingebouwde omgevingsgeluiden, kinetische sculpturen, glazen scheidingswanden, gevarieerde planten of meer complexe visuele aspecten, kunst en patronen bevatten.
Een laagsensorische omgeving is daarentegen verstoken van de meeste prikkels, wordt vaak gekenmerkt door weinig licht, zacht meubilair en zo min mogelijk lawaai, en doet bijna denken aan een grot. Een dergelijke ruimte zou dan afgescheiden zijn en gekenmerkt worden door strakke lijnen, weinig rommel, sterke geluidsisolatie en zachte verlichting.
Door een verscheidenheid aan ruimten aan te bieden, verdeeld over de hele sensorische schaal, krijgen werknemers meer controle over hun omgeving en kan de behoefte aan gewoonten zoals een aangewezen ‘stilte-uur’ worden weggenomen. Met textiel, zoals vloerbedekking en stoffering, kunnen werkomgevingen worden ingericht om verschillende prikkelbehoeften te ondersteunen – in een open omgeving kan bijvoorbeeld een tapijttegel met hoog textuur worden gebruikt om veel sensorische signalen te geven.
Door verschillende ruimten aan te bieden kan elke werknemer zijn persoonlijke voorkeuren in aanmerking nemen en toepassen op de manier waarop hij zijn werk aanpakt, zodat hij optimaal kan presteren.
Terug naar de roots
De laatste jaren zijn mindfulness en cognitief welzijn top-of-mind voor veel leden van de architectuur- en designgemeenschap, vooral als het om projecten op de werkplek gaat. Doordat biofiel design zich laat inspireren door de natuur, biedt het architecten en ontwerpers de mogelijkheid terug te keren naar de ‘roots’ van het zintuiglijk gedrag van de mens en legt het de zintuiglijke controle weer in handen van de werknemer, waardoor deze een gezondere binding met de werkplek krijgt.
Uit onderzoek blijkt dat deze aanpak ertoe kan leiden dat werknemers meer productiviteit en minder angst, stress en burn-out ervaren, en zich tegelijkertijd creatiever en innovatiever voelen. Een keur aan zintuiglijke ruimten aanbieden op de werkplek is voor architecten, ontwerpers en bedrijfsleiding een kans om werknemers te helpen een gezonde werkrelatie met het kantoor te herstellen in deze tijd van transitie. Nog nooit eerder was de toekomst van de werkplek zo onzeker óf zo interessant.